Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Pengertian menurut para ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

mengetik (typing)
menghitung (calculating)
memeriksa (checking)
menyimpan warkat/arsip (filing)
menelepon (telephoning)
menggandakan (duplicating)
mengirim surat (mailing)
mengadakan
mencatat
menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

Manajemen dan pengarahan
Tata laksana/penyelenggaraan
Pelaksana secara efisien
Manajemen
Pengawasan
Pengendalian dan pengawasan
Pengarahan dan pengawasan
Pengarahan
Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

pegawai
Material perlengkapan
Persayaratan
Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

Kepegawaian perkantoran (office personel)
Metode perkantoran (office methods)
Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
Biaya perkantoran (office costs)
Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

ruang perkantoran (office space)
komunikasi (communications)
kepegawaian kantor (office personnel)
perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
peralatan dan mesin (appliance and machine)
perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
metode (methods)
tata warkat (records)
kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

Pengadministrasian seluruh kegiatan
Menginventarisasi peralatan kantor
Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
Melakukan pengadaan file .

DANA KAS KECIL

1. Pengertian dana kas kecil

Dana kas kecil adalah uang kas atau ung tunai yng di sediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonamis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, listrik, air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan.

Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggungjawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dan kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dan kas kecil dapat sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara periodik.

2. Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil, peralatan yg dibutuhkan antara lain:

 Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil

 Formulir permintaan pengeluaran kas kecil

 Jurnal pengeluaran kas

 Buku jurnal kas kecil

 Buku laporan penggunaan dana kas kecil

 Bukti pengeluraan kas kecil

 Alat tulis dan hitung

3. Prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pengelolaaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

a) Pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan ynag memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi (bagian) yg terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan bagian laporan, serta pemegang dana kas kecil.

Tugas masing – masing bagian adalah sebagai berikut.

1. Bagian utang

a) Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil kepada bagian keuangan.

b) Membuat bukti pengeluaran kas minimal dalam rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasir dengan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil . lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yg terkait, misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk diarsipkan

c) Mencatat bukti pengeluaraan kas dalam daftar bukti kas keluar yg belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu utang).

d) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dari bagian kasir, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

e) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yg telah di cap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yg disediakan.

f) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas kepada bagian jurnal dan laporan.

2. Bagian kasir

a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 dengan dilampiri surat keputasan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.

b) Menyediakan cek sejumlah yg tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk di tandatangani oleh pejabat perusahaan yg berwenang mengeluaran kas.

c) Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.

d) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yg telah di cap lunas:

 Lembar 1, diserahkan kepada bagian utang dengan dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil;

 Lembar 3 bersama dengan cek yg bersangkutan, di serahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3. Bagian jurnal dan laporan

a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagiaan utang.

b) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas ( cek register )

c) Mengarsipkan bukti pengelluaran kas bersama surat keputasan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yg sudah dibayar.

4. Pemegang dana kas kecil

a) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir .

b) Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil.

c) Mengarsipkan bukti kas pengekuaran kas berdasarkan urutan tanggal.

b) Pengeluaran dana kas kecil

Formulir yg digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yg terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adlaah pengguna (pemakai) dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1) Pemakai dama kas kecil

a) Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebnayak duan lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

b) Menrima uang tunai dan surat permintaan pengeluaraan dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.

c) Mengumpulkan bukti bukti penggunaan dana kas kecil untuk di jadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.

d) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarakan data bukti pendukung.

e) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bkti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.

f) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yg telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2) Pemgengna dana kas kecil

a) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yg memerlukan dana (pemakai ).

b) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.

c) Menerima bukti pnegeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

d) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yg telah di cap lunas kepada pemakai dan kas kecil.

e) Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c) Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dan kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yg diperlukan dalam pengisian kembali dna kas kecil terdiri atas formulir permitaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluarn kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak pihak yg terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dna laporan. Berikut kegitan masing masing pihak:

1) Pemegang dana kas kecil

a) Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak 2 lembar.

b) Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yg telah diisi kepada bagian utang, dengan dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung atas dana yg telah digunakan.

c) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir; menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil; serta mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut tanggal.

2) Bagian utang

a) Menerima formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar, yg dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.

b) Membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.

c) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

d) Mendisribusikan bukti pengeluaran kas :

Lembar 1 dan 3 diserahakan kepad bagian kasir dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.

Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 1 utnuk di catat dalam kartu yg bersangkutan.

e) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dari bagian lasir, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali dana kaskecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.

f) Mencatat bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal.

g) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

3) Bagian kasir

a) Meneriman bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian utang dilampiri dengan formulir permintaan pengisian kembakli kad kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.

b) Menyediakan cek sebesar jumlah yg tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejebat perusahaan yg berwenang.

c) Menyerahkan dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yg telah di cap lunas kepada pemgang dana kas kecil.

d) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dan formulir permintaan/pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian utang.

4) Bagian jurnal dan laporan

a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepda bagian jurnal dan laporan.

b) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.

c) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali danakas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yg sudah dibayar.

Memproses Perjalanan Bisnis
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
Persiapan rencana perjalanan bisnis.
Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
Persiapan tranportasi dan akomodasi.
Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
Customs regulations (peraturankepabeanan.
Baggage (bagasi).
Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).

Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
kartu tanda penduduk (KTP),
kartu keluarga (KK),
ijazah pendidikan terakhir,
surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
akta kelahiran,
surat tugas dari instansi terkait.
Macam-macam paspor:
Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
Macam-macam visa:
Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.
Syarat-syarat mendapatkan visa:
Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit).
Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.
Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.
Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
Menyerahkan pas foto berwarna.
Istilah-istilah”
Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.
Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
Biaya akomodasi.
Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Biaya konsumsi.
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

7. Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

Perjalanan bisnis menggunakan mobil

Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
1) Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2) Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3) Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
1) Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
2) Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
3) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.
4) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
5) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:

1) Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2) Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
3) Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4) Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
7) Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8) Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.

Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:

1) nama dan alamat biro-biro perjalanan,
2) nama-nama maskapai penerbangan,
3) jadwal perjalanan kereta api.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
Jenis transportasi yang dipakai.
Tujuan perjalanan bisnis.
Kapan selesai/tiba kembali.
Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
Biaya akomodasi.
Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Biaya konsumsi.
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

A. Pendahuluan

Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi:

1.      Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu

2.      Prosedur Pengajuan Surat Permohonan

3.      Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan

B. Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu

Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris pimpinan.

Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain.

Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara.

Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari.

C. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan

Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa :

1.      Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.

2.      Waktu dan tempat kegiatan.

3.      Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut.

Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang.

Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara.

D. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan

Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas :

1. Pembuatan konsep surat dinas

2. Pembuatan surat

3. Pengiriman surat

4. Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan.

5. Pemeriksaan surat masuk

6. Pengarsipan surat keluar dan masuk

7. Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan.

Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu :

1. Berdasarkan urutan surat masuk.

2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi).

Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.

Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal tersebut :

1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk

Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh

JADWAL KEGIATAN KEPALA KANWIL DIKNAS JAWA BARAT

No	Tanggal	Jenis Kegiatan	Tempat
1	1 November 2000	Peresmian Gedung SLTP	Garut
2	3 November 2000	Pembukaan Penataran	Bandung
3	6 November 2000	Seminar sehari	Puncak
4	Dan seterusnya

Jika pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan seperti diatas, kemudian masuk surat lain pada tanggal 7 November 2000 yang isinya tentang satu kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka upaya yang dilakukan dapat beberapa alternative yaitu :

Pertama : dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

Kedua : Kepala Kanwil tetap menghadiri pembukaan penataran, sementara rapat dinas dengan Pemda diwakilkan kepada pejabat lain yang dinilai mampu untuk menggantikan Kepala Kanwil.

2. Pembuatan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan

Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan, jadwal tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

E. Penutup

Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan memerlukan seorang sekertaris untuk membantu pekerjaannya.

Salah satu tugas sekertaris yaitu mengatur jadwal kegiatan pimpinan. Sekertaris harus cermat dan teliti dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan, agar tidak terjadi tumbukan jadwal dan kesalahan dalam pencatatan jadwal kegiatan pimpinan.

Jadwal kegiatan tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

mengelola dokumen kantor

KD 1 Proses dokumen-dokumen kantor
A. Pengertian surat
Ada beberapa pengertian tentang surat menurut beberapa ahli :
1. Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliakan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis
2. Menurut Drs. Egelbertus martono menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas yanng bertuliskan berita namun berperan sebagai piranti komunikasi individu atau kelompok
3. Menurut H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor

B. Jenis surat dibagi menjadi :
1. dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya
a. Surat resmi / Dinas
b. Surat tidak resmi / Pribadi
c. Surat setengah Resmi
d. Surat dinas pribadi
e. Surat dinas swasta
f. Surat niaga
g. Surat dinas pemerintah
2. Berdasarkan wujud surat
a. Surat bersampul
b. Surat terbuka
c. Surat tertutup
d. Memorandum dan nota
e. Surat biasa
3. Berdasarkan keamanan isinya
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat konfidensial
4. Berdasarkan proses penyelesainnya
a. Surat kilat
b. Surat segera
c. Surat biasa

C. fungsi surat
1. wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain.
2. dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
3. buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
4. alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
5. dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.

D. Bagian bagian surat
1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Perihal/hal
4. Lampiran
5. Tanggal surat
6. Alamat dalam/alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat, isi surat terdiri dari :
a. kalimat pembuka b. Isi surat yang sebenarnya c. kalimat penutup
9. salam penutup
10. Tanda tangan
11. nama terang
12. Tembusan inisial dan lain lain

E. Bentuk bentuk surat
Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ).Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru.
1. Full Block Style

2. Block Style

3. Semi Block Style

4. Indenteed Style

5. hanging Paragraf Style

F. Dokumen
Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi atau negara. tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/organisasi masa yang akan datang. Salah satu dokumen kantor yang perlu disimpan ialah surat.

KD 2 Dasar Surat Menyurat
A. Kelebihan surat
Kemajuan tehnologi komunikasi yang sangat pesat membuat peranan surat sebagai sarana informasi dan penyampaian berita digfantikan oleh telepon, telegrap, telex, radio, faximile, televisi, atau hp. Namun surat mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain yaitu
1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan
2. Surat dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan telepon yang mungkin dapat disadap orang lain
4. Setiap kata kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
6. Pembuatan dan pelaksanaan surat lebih murah
7. Surat lebih memasyarakat
8. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.

B. Tujuan Surat
Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Dalam penulisannya surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu yaitu :
1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap

C. Perlengkapan surat
Perlengkapan surat antara lain
1. Kertas surat
Pada umumnya kertas yang dipakai adalah kertas yang berwarna terutama untuk salinan surat-surat. Pemilihan kertas harus diutamakan karena kertas dan amplop merupakan yang pertama kali mendapat perhatian dan panilaian dari penerima surat sebelum dibaca. Kertas yang sering dipakai biasanya folio untuk surat yang isinya panjang dan kuarto untuk surat yang isinya pendek
2. Sampul surat
Penggunaan sampul surat hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas yang akan dipakai agar keliatan rapi dan sopan.

D. Bahasa surat
Surat haruslah memakai kalimat yang mengungkapkan fakta, perasaan sikap, dan isi pikiran penulis kepada pembaca secara jelas dan efektif. Kalimat dikatakan jelas dan efektif apabila pembaca surat dalam sekali baca langsung bisa menangkap isinya tanpa keragu-raguan

E. Ejaan, pemberian tanda baca
Penyusunan dan penulisan surat harus mengindahkan ketentuan-ketentuan tentang ejaan. Yang secara khusus perlu diperhatikan kriteria kriteria mengenai ejaan antara lain penulisan huruf besar, kata turunan, kata ulang gabungan kata, kata ganti ku, kau, mu dan nya, kata depan di, ke, dari dan penulisan undur serapan

F. Gaya bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang diperlukan seseorang untuk mengutarakan pikiran dan perasaan ke dalam sebuah karangan dalam hal ini surat.gaya bahasa yang dipakai antara lain eufimisme, pleonasme, paralelisme, sinisme, sinekdok, tautologi, hiperbola, metafora, personifikasi, paradoks, dan ironi

G. Syarat dan ciri surat yang baik
antara lain :
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, tersusun sesuai dengan peraturan surat menyurat
2. Setiap kalimat dalam surat harus berguna dan bermakna
3. Hindari singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri
4. Nada surat harus sopan
5. Surat jangan terlalu panjang

H. Aneka surat dinas
1. Surat pemberitahuan
2. Surat Undangan
3. Surat kuasa
4. surat keterangan
5. Surat memo
6. Surat edaran
7. Surat pengantar
8. Surat perintah
9. Surat instruksi
10. surat tugas

I. Aneka surat niaga
Antara lain :
1. Surat perkenalan
2. Surat permintaan penawaran
3. Surat penawaran
4. Surat pesanan
5. Surat konfirmasi pesanan
6. Surat penolakan pesanan
7. Surat pengiriman pesanan
8. Surat pengaduan
9. Surat pengiriman pembayaran
10. Surat penagihan

KD 3 Mengurus atau menjaga sistem dokumen
A. Pengertian indeks
Secara keseluruhan , indeks mempunyai tiga macam pengertian yaitu
1. Secara umum
Indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat
2. Dari segi perpustakaan
Indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai judul, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai klasifikasinya
3. Dari segi kearsipan
Indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditentukan kembali

B. Kegunaan indeks
antara lain
1. Untuk mengelompokan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas
2. Sebagai media kembali penemual dokumnen

C. Syarat syarat mengindeks
Yaitu :
1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2. Menggunakan kata yang mudah dimengerti
3. Memiliki orientasi kapada kebutuhan pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut

D. Peraturan mengindeks
1. Mengindeks nama orang
a. Nama orang indonesia
• Nama tunggal
Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis, dalam urutan abjad mendahului nalma tunggal lain yang sama, yang mempunyai singkatan. Contoh A. Crisnandi diindeks menjadi Crisnandi A
• Nama ganda
Nama diideks dari nama marga/keluarga/suku pada unit pertama. Contoh Cindy Harahab diindeks menjadi Harahab Cindy
• gelar
Yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit akhir. Contoh Prof . Dr. Agus Hermawan diindeks menjadi Hermawan Agus Prof Dr
• Nama yang menggunakan singkatan
Baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannnya diindeks lebih dahulu nama jelasnya . Contoh M. Baharudin diindeks menjadi Baharudin M
• Nama orang indonesia dengan urutan kelahiran
Diindeks lebih dulu nama diri kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh I wayan widiada diindeks menjadi Widada I wayan
b. Nama orang asing
Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarganya dan biasanya terdapat setelah nama aslinya kecuali nam,a orang cina dan korea(nama keluarga ada di depan

2. Mengindeks nama perusahaan atau organisasi
a. Untuk nama perusahaan
Diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badanhukum atau kegiatannya . Contoh PT mekarsari diindeks menjadi Mekarsari Pt
b. Nama perusahaan yang terdiri dari angka
Angka itu diindeks sebagai satu unit, contih toko 234 diindeks menjadi dua tiga empat toko
c. Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung
Saat mengindeks tidak diperhatikan dan diletakan dalam tanda kurung. Contoh Andi & Motor Service diindeks menjadi Andi (&) motor service
d. Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan
Diletakan pada unit akhir. Contoh Universitas Indonesia diindeks menjadi Indonesia Universitas
e. Nama instansi pemerintah
Yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut , sifat organisasi ditempatkan di unit akhir. contoh Departemen dalam negeri diindeks menjadi dalam negeri departemen
f. Nama organisasi/perhimpunan
Yang diindeks kata pengenal terpenting dalam nama itu . Contoh Partai Golkar diindeks menjadi Golkar Partai

Peralatan &Perlengkapan Arsip

Perlengkapan filing cabinet(tempat Arsip)
Filing Cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk.

Map digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

filing cabinet

FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai alas untuk menyimpan arsip.

Sistem wilayah ( Geographical system of filing )

Pengertian Filing system wilayah (geografis)

Pengertian Filing sistem wilayah (geografis) ialah kearsipan/klasifikasi surat/warkat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat yang dierima.Dalam penyelenggaraannya system ini harus pula dibantu oleh system yang lain yaitu dengan system abjad atau sistem tanggal.

Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1) Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif

2) Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.

3) Perusahaan Utilitas semacam perusahaan gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.

4) Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.

5) Penjual melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.

6) Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.

7) Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)

8) Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.

9) Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.

10) Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.

Alat dan Bahan

1) Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar dan kedalam.

2) Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai papan alas untuk menaruh arsip.

3) Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.

4) Folder yaitu map map tempat surat atau warkat.

5) Pelubang Kertas

6) Paper Clip

7) Lem

8) Gunting

9) Penggaris

10) Alat Tulis

Sistem masalah (Subject system of filing)

         Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
        Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem Masalah
Dari berbagai perlengkapan, pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem masalah.
Keterangan Jenis perlengkapan
1.Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip )
Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya
Diperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.
2.Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip).
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.
3.Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah.
4.Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip )
Disiapkan sesuai kebutuhan.
5.Kartu Indek ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks )
Disiapkan bila diperlukan.

       Prosedur Penyimpanan
Langkah-langkah untuk menyimpan arsip:
1.Meneliti dan membaca warkat
Untuk memastikan surat/warkat tersebut siap disimpan.
2.Mengindeks
Menafsirkan masalah surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.
3.Memberi kode
Membubuhkan kode yang diambil dari daftar klasifikasi sesuai dengan permasalahan surat pada bagian surat yang akan disimpan. Contoh surat dari ibu Andini yang mengajukan cuti kerja maka dapat diberi kode “ KEPEGAWAIAN “, "CUTI"
4.Menyortir
Surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir berurutan sesuai kode tujuannya untuk memudahkan penyimpanan.
5.Menyimpan
Memasukan surat/warkat yang sudah diberi kode ke dalam filing cabinet sesuai kode tersebut.

Prosedur Penemuan Arsip
Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Pastikan kode arsip yang akan dipinjam
(tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya).
1.Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.
2.Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman.
3.Serahkan arsip kepada peminjam.

Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. (pajak) dan pada Map/folder A.2.1. (PPh). Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:

No Masalah/subjek Kode
1. Hubungan Masyarakat HM
2. Kepegawaian KP
3. Keuangan KU
4. Perlengkapan LK

HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.
Masalah Utama Sub Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.2. Pajak
A.3. Kredit
B.Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.2. Pengangkatan
B.3. Cuti
C. .......... dst

A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide.
A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide.

Contoh daftar klasifikasi
Masalah
A. Keuangan
A.1. Gaji
A.1.1. Gaji Bulanan
A.1.2. Upah Mingguan
A.1.3. Upah Harian
A.2. Pajak
A.2.1. PPh
A.2.2. PPN
A.2.3. PBB
A.3. Kredit
A.3.1. Kredit Bank
A.3.2. Kredit Usaha Kecil
A.3.3. Kredit Investasi
B. Kepegawaian
B.1. Pengadaan
B.1.1. Formasi
B.1.2. Lamaran
B.1.3. Penempatan
B.2. ……. dst

A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.

Sistem nomor ( Numerica system of filing )

Hampir sama dengan sistem Abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama, sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepada PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271, atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor, maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.

Banyak yang beranggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya dibanding dengan sistem-abjad, walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah dicari bila susunannya menurut nama.

Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama nasabah.

Sering kota dapatkan pada sistem-sistem nomor yang dipergunakan baik di bank, kantor asuransi, atau rumah sakit, belum dilengkapi dengan indeks. Karena itu kalau nasabah tidak mengetahui nomornya, misalkan catatannya hilang, maka dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Akibatnya langganan dapat dirugikan, baik berupa waktu, tenaga, bahkan uang sekalipun, pelanyanan kepada langganan menjadi sangat mengecewakan, hanya akibat sistem-nomor yan g tidak diterapkan secara benar.

Sistem-nomor tidak hanya terbatas pada nomor yang disusun sebagai pengganti nama (nama-orang dan nama-badan), tetapi kode nomor yang mendapingi istilah subjek juga mereka sebut sistem nomor. Contohnya adalah subjek personalia seberi nomr 100, subjek Keuangan diberi nomor 200, Bagian dari keuangan seperti Pajak diberi nomor 210, Pajak Pendapatan nomor 211 dan seterusnya.

Patokan yang paling mudah di dalam memilih sistem-nomor adalah bahwa di dalam kegiatan angka-angka atau nomor lebih penting daripada nama. Sebagian contoh, bagian akuntan amat-lah sering mem-file surat-surat bukti pebayaran (kuitansi) menurut nomor, bagian produksi dan pergudangan sering menyimpan surat-surat order menurut nomor ketimbang menurut nama langganan, perusahaan-perusahaan asuransi biasanya mempergunakan nomor polis daripada nama pemegang polis , Seksi Tabanas pada bank menyusun kartu menurut nomor daripada nama nasabah, data-data pegawai sering disusun menurut nomor pegawai (NIP) bukan nama pegawai, dan sebagainya.

Keuntungan pamakaian sestem-nomor adalah :

1. Teliti.

2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

3. Perluasan nomor tidak terbatas.

4. Penujuk silang disusun bersama-sama dengan indeks

5. Indeks memuat seluruh nama koresponden.

Kerugian pemakaian sistem-nomor adalah:

1. Filing tidak langsung

2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

3. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan Mengindeks.

4. Ongkos agak tinggi.

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar).

A. FILE UTAMA

Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua) macam map, yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden individu dan disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai macam koresponden (nama) yang masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima).

Map individu disimpan pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut nomor.

B. INDEKS

Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bilamana nomor bersangkutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.

Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu: kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu indeksnya.

B.BUKU NOMOR

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

D. PENUNJUK SILANG (CROSS-REFERENCE)

Lembar penunjuk silang pada umumnya menunjuk kepada map dimana dokumen yang dicari tersimpan. Pada sietem nomor fungsi penunjuk silang sama seperti kartu indeks, yakni menunjuk kepada nomor file dari dokumen yang dicari. Lembar penunjuk silang terbuat dari kertas stensil dengan ukurang panjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm.

C.PROSEDUR PENYIMPANAN

Langkah prosedur penyimpanan yaitu memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, dan menempatkan. Pada penyimpanan surat diperlukan map, sedangkan pada penyimpanan non surat (kartu) tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakan map pasti diperlukan map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih dari lima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlah suratnya sudah lima.

1. Memeriksa

Langkah ini digunakan agar yang akan disimpan itu adalah surat yang sudah benar-benar disimpan.

2. Mengindeks

Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan surat disimpan pada map dalam lemari arsip. Nama yang ditulis di kartu indeks adalah menurut peraturan mengindeks.

a. Menyimpan dengan map (gantung)

b. Menyimpan dengan map ordner

c. Menyimpan dengan kotak

3. Mengkode

Sesudah memeriksa kartu indeks maka hasilnya dituliskan pada warkat bersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam map pasti akan terjadi kemungkinan dua pilihan kode, yaitu kode C atau kode Nomor. Untuk surat yang disimpan pada map ordner dan bahan non-surat, kode yang dituliskan adalah langsung kode nomor. Kode yang tertera pada warkat ini penting untuk penyimpanannya terutama penyimpanan kembali apabila warkat dikembalikan oleh peminjam.

4. Menyortir

Penyortiran pada sistem nomor dilakukan apabila warkat yang akan disimpan berjumlah banyak, minyalnya pada penyimpanan kartu rumah sakit. Penyortiran dilakukan untuk memudahkan petugas melakukan penyimpanan warkat, terutama agar petugas tidak perlu bolak balik dari meja ke filing kabinet.

5. Menempatkan

Menyusun wartkat baik surat maupun non surat (kartu)dan lain-lain dalam sistem nomor memerlukan ketelitian yang lebih banyak, sebab angka-angka yang digitnya banyak seringkali membuat kesalahan pada petugas. Untuk penyimpanan yang mempergunakan map maka label mapnya diberi nomor. Untuk penyimpanan yang menggunakan ordner map (kwitansi) maka ornder mapnya dapat diberi pembatas-pembatas dari karton manila yang diberi label sesuai keperluan.

Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

Sistem buku agenda
Sistem kartu kendali

1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:

mengumpulkan setiap surat yang masuk,
meneliti ketepatan alamat
menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)      Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)      Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)      Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)      Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:
f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda

Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;
Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1) Atasan atau pimpinan

Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

2.Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

3.Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

4.Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

5.Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

6.Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

7.Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.

Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
Perangko secukupnya.

8.Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

jenis surat;
informasi yang tercantum dalam surat;
tujuan/alamat surat;
volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1)      Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
2)      Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.
3)      Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).
4)      Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan Mengirim E-Mail”).

Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:

Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

cara kerja sekretaris

Rabu, 21 Januari 2015